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Les archives ont existé depuis que l’homme a voulu préserver ce qui il a écrit. Certes leurs normes primitives diffèrent grandement de celles que nous connaissons actuellement, mais leurs fonctions se rapprochent et ressemblent parfaitement de celles des archives actuelles.
Beaucoup de vérités historiques ont pu être connues grâce aux parchemins et autres supports laissés par l’administration des civilisations anciennes. Il est vrai que les producteurs de ces documents ne savaient guère à quel degré, ils allaient aider les futures générations à comprendre les réalités du passé ; mais par leur réflexe, parfois provoqué par l’esprit possessif, ils gardaient jalousement ce qu’ils écrivaient.
Maintenant il est possible d’avoir des informations sur le domaine juridico-politique de l’époque grecque grâce aux délibérations, actes et autres textes juridiques de l’assemblée du sénat conservés dans l’Archeion à Athènes.
Ou encore, les archives administratives de l’époque romaine, caractérisée par l’essor de l’institution administrative suite à l’application du droit romain. Les deux derniers siècles, quoique caractérisés par beaucoup de mouvements révolutionnaires d’où l’instabilité des institutions administratives ; il a quand-même été noté une grande conscience de certaines personnalités à l’égard des archives1.
En effet, les documents étaient à chaque fois transférés ou cachés dans des endroits intouchables par les saccages des révolutions. C’est ainsi que pendant longtemps, les archives étaient dans les paroisses ou dans les palais royaux.
A partir du moment où les archives ont eût une nouvelle valeur aux yeux des érudits elles trouvèrent un endroit fixe et définitif pour s’y ouvrir progressivement au grand public chercheur.
Ainsi, naissait la notion de dépôt d’archives qui s’étaient chargés de recevoir classer et communiquer les archives.
Mais l’étude historique orientée vers les archives a révélé que, du fait des réalités
politiques économiques et sociales des anciennes civilisations et du moyen âge, l’administration2 ne pouvait être très développes, d’où un nombre assez réduit de documents générés.
Alors, peu de moyens et d’infrastructures étaient nécessaires pour le regroupement des archives et pour leur conservation. Mais plus on avançait dans le temps plus l’administration se développait et touchait aux divers domaines de la vie des nations, ce qui a donné lieu à une production de documents administratifs plus active.
politiques économiques et sociales des anciennes civilisations et du moyen âge, l’administration2 ne pouvait être très développes, d’où un nombre assez réduit de documents générés.
Alors, peu de moyens et d’infrastructures étaient nécessaires pour le regroupement des archives et pour leur conservation. Mais plus on avançait dans le temps plus l’administration se développait et touchait aux divers domaines de la vie des nations, ce qui a donné lieu à une production de documents administratifs plus active.
Il fallait, cependant, attendre le 20ème siècle pour assister à une véritable explosion documentaire dans les administrations, surtout après la 1ère guerre mondiale3 où l’essor de ces dernières c’est fait remarquer.
«Une étude effectuée par le gouvernement des Etats-Unis, en 1989, a révélé que l’administration, de ce pays génère tous les quatre mois autant de documents qu’elle en avait accumulé pendant les Cent vingt-quatre années qui se sont acculées entre G.Washington et W.Wilson»4. Il résulte donc de cet état de fait un véritable problème de prise en charges de ces
masses colossales d’archives, d’autant plus que l’archiviste a gardé jusqu’à une date assez récente5 son esprit de conservateur passif de papiers. Son rôle est resté limité à l’application des méthodes précaires de conservation des archives.
masses colossales d’archives, d’autant plus que l’archiviste a gardé jusqu’à une date assez récente5 son esprit de conservateur passif de papiers. Son rôle est resté limité à l’application des méthodes précaires de conservation des archives.
Face aux nouvelles contraintes, il s’est vu obligé d’améliorer ses pratiques afin de se mettre au diapason avec le monde de la recherche tout en rationalisant l’utilisation des moyens (toujours insuffisants) dont il dispose.
Les archivistes en collaboration avec les administrateurs ont aboutit à mettre au point des techniques permettant le choix de la seule proportion d’archives renfermant uniquement l’information nécessaire à la recherche rétrospective et à la préservation des droits.
Ces techniques basées essentiellement sur l’évaluation permettent l’identification des archives définitives qui représentent 10 à 20 %6 de la masse produite à l’origine.
Ces techniques basées essentiellement sur l’évaluation permettent l’identification des archives définitives qui représentent 10 à 20 %6 de la masse produite à l’origine.
Le but des archivistes étant de sélectionner ce qui vaut réellement de preuve sur la contribution des collectivités dans le devenir de leurs nations ; ou ce qui informe en rétrospection d’un phénomène économique, politique, social ou culturel.
A la lumière de ce qui vient d’être avancé, il s’avère que l’une des grandes préoccupations de l’archivistique moderne est l’évaluation des archives, elle s’est développée relativement à la contrainte de l’insuffisance des espaces de conservation et à la faiblesse des moyens financiers pour la prise charge des archives.
Les archivistes des pays bien avancés dans le secteur des archives se sont convaincus que seule une politique des acquisitions formelle est garante du succès dans le mandat de leurs institutions respectives, à savoir la constitution et la préservation du patrimoine archivistique.
L’Archiviste doit «… s’occuper aussi parallèlement des papiers se trouvant dans les administrations et étant dans l’âge de l’utilisation administrative courante… [afin de]… s’assurer que pour les historiens toute la documentation dont ils auraient besoin, serait, beaucoup mieux et plus complètement conservée»7.
Donc, les méthodes d’organisation et de gestion des documents administratifs, au niveau des services producteurs, ont été développées pour assurer l’efficacité administrative et la préparation des futures archives.
La citation de Guy Dubosq relève les points suivants :
§ Organisation des documents administratifs
§ Compétence de l’archiviste dans l’organisation des documents administratifs et historiques
§ Préparation des documents pour les besoins des historiens ultérieurs
§ Versement aux institutions compétentes ce qui implique une évaluation et une sélection des archives historiques
§ Organisation des documents administratifs
§ Compétence de l’archiviste dans l’organisation des documents administratifs et historiques
§ Préparation des documents pour les besoins des historiens ultérieurs
§ Versement aux institutions compétentes ce qui implique une évaluation et une sélection des archives historiques
Il est impératif donc de faire des interventions à plusieurs niveaux en amont et en aval de l’acquisition afin d’atteindre l’objectif de cette dernière.
Notes
1 Les Archives/Jean Favier.- Paris : PUF, 1974
2 Les archives au XX ème siècle./ Carol Couture.-P.6
3- Le Bureau de l’année 2000/ C.H Mathon. in : Antennes, n° 4, Jan. 1981.
4 Gérer la croissance des fonds/ Eldon, Frost.- In : l’archiviste, vol 17, N° 6, nov. – déc. 1990, p 4.
5 sauf pour les U.S.A qui ont initié un programme de gestion des documents administrative en 1946(assez tôt par rapport aux autres pays) puis l’URSS en 1952-et le canada en 1953.Voir les archives auXXème siècle / Carol Couture et Jean Yves Rousseau.- p 5 à 7
6 La pratique archivistique française/Archives de France .- P 257
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