>Le versement des archives dans la théorie : introduction

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Nous allons essayer de discuter dans cet article, une notion fondamentale de la gestion des archives gouvernementales et voir comment elle peut etre determinante dans la constitution du patrimoine archivistique et influer sur le rendement et l’approche de l’archiviste positivement ou negativement selon la perception de ce dernier.
Après maintes lectures d’articles spécialisés et d’ouvrages d’archivistique, nous avons constaté que la majorité des auteurs, sinon tous, ne dépassent pas, dans leurs définitions de ce mode d’entrée, les notions relatives au transfert matériel des archives de l’administration productrice vers l’institution des archives en mettant l’accent sur le moyen qui sert à cette opération et qui est le Bordereau de versement.
En général ils se limitent à le définir comme étant un changement de propriété sans pour autant insister sur le fait qu’il s’agit d’une fonction fondamentale de l’archivistique et déterminante dans la qualité des fonds conservés par les dépôts d’archives et par la même, de l’avenir de la recherche historique.
“La banalité des termes et la fréquence des versements, cache peut être l’importance de cette opération” La Pratique archivistique française / Archives Nationales.- Paris :Archives de France, 1994.- P 270 et la nécessité de sa maîtrise grâce à la compréhension de ses fondements et de ses objectifs.
Le sens profond de la fonction n’apparaît, de ce fait, qu’après une analyse des concepts utilisés dans différents passages d’écrits d’archivistes, le plus souvent inspirés de leurs expériences personnelles et de l’enseignement de la pratique du métier. Ces derniers en décrivant le processus du versement touchent aux différents aspects qui influent sur la fonction amont et déterminent ses retombées en aval.
Il convient de rappeler que le terme Versement d’un point de vue technique ne désigne que l’acte du transfert des archives d’une administration qui les a produit vers une institution d’archives. Or la constitution du patrimoine archivistique est tributaire d’autres opérations de gestion avant et après le versement qui n’est en fait qu’un maillon dans le processus d’enrichissement des fonds de l’institution des Archives Nationales.
Nous avons cependant remarqué que les écrits sur les versements ne sont pas précis, ils font allusion aux différents aspects de la gestion des entrées des archives sans pour autant les détailler. Le plus souvent ces aspects pourtant très importants et déterminant dans la constitution du patrimoine archivistique, sont noyés dans les descriptions de l’opération Versement.
Nous avons alors essayé de trouver pour le Versement une définition et une signification suffisamment claires pour pouvoir développer nos idées sur la base d’une bonne compréhension de ce terme fondamental dans notre travail. Nous allons l’aborder au même titre que les autres aspects de la gestion qui le précèdent et dont il est dépendant, et ceux qui lui suivent et en sont dépendants.
A défaut d’écrits détaillés et analytiques sur le mode d’entrée ordinaire, nous nous sommes trouvés contraints de démarrer de ceux qui traitent du versement dans sa vision classique (caractérisée par la passivité) pour extrapoler sur les autres aspects. En focalisant sur la fonction Versement, nous avons retenu quelques définitions qui nous ont parus comme étant les plus englobantes de notions descriptives de la fonction.
Mais pour pouvoir cerner le sujet, il faudra à partir de la compréhension de ces dernières, essayer de constituer une définition (la plus complète) ; ainsi nous pourrons faire la lumière sur le quoi, le pourquoi et le comment du Versement.
L’objectif, est de pouvoir maîtriser le sujet du point de vue méthodologique, et de bien connaître ses aspects et ses limites.
Afin de donner une assise correcte aux commentaires relatifs aux notions importantes comprises dans les différentes définitions, nous allons, autant que possible les appuyer par des références réglementaires relatives aux archives.
Ainsi, la jonction entre la théorie, la description technique et pratique et la réglementation donnera une archivistique, à notre approche.
La première définition est prise du dictionnaire des archives édité par AFNOR, sous la direction d’un professeur d’archivistique à la prestigieuse Ecole des Chartes de Paris, France :
1- « Le versement est l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées d’un service qui les a rassemblées au service compétent pour les recevoir » Dictionnaire des archives…/sous la dir. de Bruno Delmas.- Paris:AFNOR,1991.-p 190
La seconde est celle d’une terminologie compilée dans un manuel de référence en archivistique moderne. Ce dernier peut aussi avoir une notoriété scientifique du moment qu’il est écrit par deux professeurs à l’université de Montréal Canada.
2- « C’est aussi, l’acte par lequel, la conservation des archives est transférée de plein droit à l’institution qui est chargée de leur conservation et mise en valeur » Les archives au XXème siècle…/Carol, Couture ; J. Y. Rousseau.- p 204.
La troisième est extraite du manuel pratique d’archivistique écrit par des archivistes français de renommée mondiale et publié par les Archives Nationales de France.
3- « Le versement conditionne l’accroissement des collections… » La pratique archivistique française…/Archives Nationales .-Paris: Archives de France,1994.-p 270
Ainsi nous avons essayé d’allier les différentes tendances, les plus porteuses, dans le domaine des archives à notre époque à savoir la doctrine française et la doctrine anglo-saxonne pour tirer profit des acquis conceptuels et pratiques de chacune.

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