>Opérations post versements

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Après leur récéption, les versements sont rangés dans les magasins :
A ce niveau les archives deviennent propriété de l’institution des archives et doivent subir un certain nombre d’opérations pour clore le dossier du versement. Le rangement des versement dans les magasins est momentané; les dossiers devant être traités pour une valorisation et une intégration dans le fonds de l’institution. A cet effet, une cotation provisoire est attribuée à chaque versement, en attendant d’être retirés pour subir les traitements finaux.
Il existe deux types de rangement des versements :
1. Classement par administration versante : Ce classement a l’avantage de regrouper les archives d’une même administration dans un même endroit et permet ainsi d’avoir une vue d’ensemble des versements par provenance.
Mais, d’un autre côté il nécessite l’affectation d’espaces fixes à chaque administration, ce qui crée des espaces libres, mais non utilisables car ils doivent attendre les versements des administrations auxquels ils sont alloués. Ainsi, dans une situation de non-régularité des versements d’une administration, les rayonnages qui lui sont réservés resteront longtemps libres alors que d’autres administrations plus actives peuvent saturer leurs espaces. Ces dernières ne peuvent aller au-delà car les autres espaces sont déjà réservés.
2. Rangement continu : selon leur arrivée, les versements sont classés les uns après les autres sans laisser d’espaces vides. Ce système a été mis au point pour palier aux problèmes de gestion des espaces causés par le 1er type de classement. Chaque versement reçoit une cote de localisation précise qui permet de le retrouver parmi l’ensemble des versements. Pour pouvoir dresser de états de situations des versements, le rangement continu est soutenu par un système de gestion informatisée ou manuel qui permet des regroupements par critères (administration, année, date de versement ). Après le rangement et l’attribution des cotes aux articles, ces dernières sont reprises sur le Bordereau de Versement dans la colonne qui leur est réservée.
Ainsi les recherches avant traitement définitif peuvent être faites grâce au Bordereau de Versement.

Enregistrement de l’entrée du versement :
Cette opération permet le suivi des entrées des versements à l’institution des archives; elle est faite sur un registre où sont mentionnés les éléments de description du versement (N° du versement, date du versement, Intitulé générique et dates extrêmes des dossiers, provenance, nombre d’articles, typologie des documents, espace occupé dans les magasins et localisation). Il constitue le tableau de bord des versements.

Lorsque l’opération d’enregistrement est informatisée, la base de données qui en découle permet de retrouver facilement un versement. Il permet par ailleurs de faire des études sur les versements sur les quantités reçues par année ou par administration, les espaces occupés etc.…

Signature du bordereau de versement :

Après toutes ces opérations, le Bordereau de Versement établi en deux exemplaires par l’institution versante est signé par un responsable des versements. Le deuxième exemplaire est retransmis à l’administration versante à titre de décharge et pour qu’elle puisse aussi recourir éventuellement aux dossiers qu’elle a versés en cas de besoin. On peut choisir de classer le bordereau de versement soit par ordre d’arrivée soit par administration versante.

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