The WordPress.com stats helper monkeys prepared a 2011 annual report for this blog.
Here’s an excerpt:
A San Francisco cable car holds 60 people. This blog was viewed about 2,100 times in 2011. If it were a cable car, it would take about 35 trips to carry that many people.
Retention scheduling is the process of determining the life of a record in each stage of the information life cycle (from creation through disposition). Scheduling takes into consideration not only the practical business life of records (satisfying administrative, fiscal, and research needs) but also federal, state and local regulatory requirements.
The length of time a record must be kept to meet these requirements is referred to as its retention period. Records retention schedules are a critical component of a records and information management program. In its most basic form, a records retention schedule identifies the records to be managed and communicates how long the records are to be retained. A records retention schedule provides direction and guidance on recordkeeping requirements and conditions.
The records retention schedule is typically compiled and maintained by a records and information management (RIM) professional (sometimes called a Records Manager) – using best practices, industry standards and methodologies.
The process of creating a retention schedule begins with gathering information by conducting a records inventory to determine among other things: what records exist, their formats, their origin, and who accesses them. In the end, the retention schedule is usually reviewed and approved by appropriate departments and signed off by the leadership of the organization. If the organization is a state-funding entity, it is possible that state law will require the retention schedule to be approved by another state agency – an agency that has legal authority over records and information management issues state-wide.
Link: http://www.educause.edu/wiki/Records+Retention+and+Disposition
One of the biggest challenges for companies in terms of records management software is the choice of the best system. It is not always easy to meet all the needs of all units and all stakeholders! I advice not to focus on the software first, but on the analysis of the exact requirements of the company. Then design of the RM tools (how comprehensive and standardised they are ) is very important, a smart management of the whole project is a must. After that comes the electronic system (the software) and its capabilities.
In order to build on a solid reference and standards, Moreq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) (http://www.moreq2.eu/ ) and the U. S. Department of Defense’s DoD 5015.02-STD Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard (DoD 5015.2) (www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf ) are the best references in this area. Lately, ICA published also similar requirements in 3 volumes (ICA-Req: Principles and functional requirements for records in electronic office environments) (www.ica.org ).
Thank you!
>
>
Add to the list of dangers: digital records with long life cycles. If a digital file is a record, it is important, by definition. Keeping an (important) digital record viable for a long time is problematic.
How long is long? Definitions abound, but consider that common removable digital storage media—like DVDs and Digital Linear Tape—lose integrity in fewer than 10 years, according to many sources. Similarly, leading software producers typically end support for versions of operating systems and application software after 10 years. Ten years is a useful (and some would say generous) life expectancy for the original forms of digital records.
Escalating variables
By way of contrast, parts of physical records remain after 3,000 years. The Dead Sea Scrolls go back a couple millenniums. Translating ancient texts challenges linguists, but the physical eye and sunlight are the only necessities. Similarly, microforms with a projected longevity of 500 years store large quantities of records in a small space. Their technology is only a bit more complex: In addition to a light source, the reader needs a magnifying lens.
The complexity multiplies geometrically for digital records. The list of issues includes computers, peripherals, protocols, operating systems, device drivers, formats, application software, storage media and more. That complexity raises the number of variables and, hence, the size of the array of risks to digital records. As the time of storage grows, so do the number of risks.
Long-term storage of digital records is not a universal issue. In this writer’s experience, the life cycle of a majority of records—especially in the private sector—has been less than 10 years. Selected records of business transactions, regulatory reports, accounting, inventories and compliance documents can and should be disposed of in fewer than 10 years.
The remaining minority of records—those with 10-year-plus life cycles—may be more significant than their ephemeral counterparts, on average. Those include records of laws, regulations and history; records of property, real and intellectual; and health/medical records. Concerning the last, diagnosing physicians improve their perspectives with lifelong records of their patients. The health history of parents and grandparents helps identify familial trends and likelihoods. Also, medical researchers covet families’ multigenerational records for longitudinal studies.
A real-world example: For a developer of implantable heart defibrillators, it is redundant and too costly to start each new model from scratch. Instead, each model builds on the previous one. That daisy chain reaches back to pacemaker research in 1972, and the laboratory notebooks that led to Defib Number One must remain viable as long as the line continues. There is no foreseeable end to the need for those records.
The HITECH problem
The U.S. Congress passed the Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act as part of the American Recovery and Reinvestment Act of 2009. Touting that legislation, President Obama mentioned improved healthcare, but gave primary emphasis to the need to control costs.
As clarified by the Centers for Medicare and Medicaid Services on July 13, 2010, healthcare facilities that want to qualify for large payments in 2011 and 2012 will have to keep 80 percent of their patient records digitally. Also, 40 percent of prescriptions have to be digital. After two years of transition through government incentives, mandatory regulations will launch in 2013.
Between the U.S. government’s carrot and stick, and a feeding frenzy among opportunistic vendors, it is clear that American medical records soon will be digital for the most part. The economic stimulus will occur.
Unobserved in both the mainstream press and the computer trade press is the viability of long-term storage of medical records. In the great rush to digitize, few address the maintenance of records. Amidst the heady exuberance of progress, danger lurks.
Obstacles
Consider the words of futurist and optical character recognition (OCR) inventor Ray Kurzweil: “Information lasts only so long as someone cares about it. The conclusion I’ve come to … after several decades of careful consideration, is that no set of hardware and software standards existing today, nor any likely to come along, will provide any reasonable level of confidence that the stored information will still be accessible (without unreasonable levels of effort) decades from now.”
The complexity necessary for long-term preservation of digital records contributes to the potential for failure. Consider the vulnerable points, colloquially known as a chain of weak links:
•Removable media—There is no way to assess the longevity of removable media, including tape and laser-written disks (CD, DVD, Blu-ray, WORM, etc.). There are too many variables. The standard way of testing media is “accelerated aging,” but only the future will prove its accuracy. There are no standards for quality, and it is difficult to impossible to consistently identify the materials and manufacturing processes that produced a shipment of disks. Controlled temperature and humidity affect the stability of a disk’s substrate and dyes, but storage environment is only half a disk’s life cycle. Even for a disk made of high-quality materials, who can verify the conditions and duration under which the disk was transported and warehoused before use?
•Hardware obsolescence is obvious and visible to all who have reached adulthood. Floppy disk drives (5.25-in. or 3.5-in.) are difficult to find, to say nothing of players for ZIP, Jazz and other proprietary format media. In 1991, Sony advertised a 12-in. optical disk guaranteed to last 99 years. While the verity of that claim will be revealed in 2090, not even museums are likely to have a compatible disk player.
•As operating systems evolve, they have limited compatibility with their ancestors. Can a PC running Windows 7 read files created under CP/M? Can today’s IBM Power System OS consistently extract files written on a s/38 from 1979 or a system/3 from 1969?
•Application software becomes obsolete as well. Consider the boneyard of former market leaders: VisiCalc, WordStar, Wang word processing and countless others. Microsoft stopped supporting Office 97 about 10 years after its release.
•Output drivers—Retrieving old records also depends on being able to display and/or print content. Even with legacy CPUs, OSes and application software, the period monitors, printers and the software that drives them may be unavailable or inoperable.
•Encryption and password protection—Long-lived records, including health records, often require security and privacy protection. Maintenance of passwords and decryption capabilities loom as additional impediments to the retrieval of old records.
Options for long-term preservationThere are at least four viable options for keeping digital records available over 25 to 100 years.
The most obvious is media migration. Here, records transfer from a storage medium approaching obsolescence to newer technology. For example, records written in MS Word 97 and stored on single-density CDs transfer to Word 2010 files written on Blu-ray disks. The portage to newer technologies may be repeated several times for records with long or indefinite life cycles. A drawback is that each migration alters the metadata accompanying individual records.
>
>
>
>
تاريخ النشر: الخميس 23 ديسمبر 2010
بيوت طينية قديمة، قلاع شامخة منذ أزمان، مطارات وطائرات من عصر الطيران الأول، حشود من البدو في عالم الصحراء، جنود عرب وأجانب ببزاتهم الكاكية وبناطيلهم القصيرة، سفن ومراكب قادمة من أزمنة غابرة، هذه وسواها شيء من محتويات وعناصر معرض للصور القديمة أقيم في دبي مؤخراً، وحمل عنوان “ذاكرة الزمن”، هذا المعرض الذي يحمل رائحة الزمان والمكان والإنسان، ويستحق أن يحفظ في كتاب يليق بهذه الصور الفريدة.
ثمة عبارة يكررها الكثيرون هي: “عندما تتحدث الصورة” و “زمن الصورة” في إشارة إلى ما يمكن أن نسميه “بلاغة الصورة”، أي مقدرة الصورة على التعبير وتقديم المعنى والدلالة، الصورة التي باتت أشد الفنون مقدرة على التعبير. ونحن هنا أمام مجموعة من الصور التي تمتلك هذه المقدرة الخارقة، من حيث قدرتها على حملنا إلى زمن يعود إلى عقد الثلاثينات من القرن العشرين، ومن حيث تناولها جوانب من الحياة العربية، في عدد من أقطار العرب عموما، ودول الخليج خصوصا، حيث استطاع المصور تثبيت لحظات زمنية معينة في وضع محدد.
توثيق بصري
المصور هنا ليس سوى عسكري بريطاني هاو للتصوير، هو هارولد آلسوب، مسؤول الطيران بالإنابة في مدرسة تدريب الطيران في الشرق الأوسط في الفترة ما بين أغسطس 1932 إلى نهايات 1935، والمعرض نظمته مؤسسة السركال الثقافية بالتعاون مع دار ابن الهيثم في صالتها في منطقة البستكية التاريخية بدبي، ويضم مجموعة من الصور تعود إلى هذا الضابط الذي عرف عنه شغفه بالتصوير، هذا الشغف الذي دفعه إلى توثيق ذكرياته في هذه المنطقة عن طريق التقاط العديد من الصور خلال فترة وجوده في دول الشرق الأوسط مثل سوريا، العراق، البحرين، عمان، اليمن، المملكة العربية السعودية، مصر وفلسطين، متيقنا أن مثل هذه الصور قد تصبح في يوم من الأيام تاريخاً ومرجعاً، ليس له وحده فقط وإنما لشعوب الشرق الأوسط بأكمله. وقد توفي آلسوب في 12 يناير 1991 عن عمر يناهز 82 عاماً في مسقط رأسه بريطانيا.
وجدت هذه الصور طريقها إلى ابن المصور، ثم حفيده، ثم إلى مؤسسة السركال الثقافية التي نجحت من خلال تعاونها مع جون باتريك آلسوب، وهو ابن الراحل صاحب الصور باستضافة هذا المعرض، في محاولة منها “إلى توسيع رقعة التواصل بين الناس من جميع مناحي الشرق الأوسط، كما أن مثل هذه المعارض تساعد على دمج الفن والثقافة بين الشرق والغرب، وكذلك تعريفهم إلى ملامح من تاريخ منطقة الخليج العربي والمناطق المجاورة، ومدى التطور والتنوع الحضاري والثقافي الذي تعيشه دولة الإمارات إلى جانب تلك الدول”.
و”ذاكرة الزمن” سجلّ في 150 صورة تسجل ملامح من ذلك الزمن الذي عاشته منطقة الخليج العربي في ثلاثينات القرن الماضي. سجل بصري لبعض المناطق التي مّر (آلسوب) بها أو حط بها كسلطنة عُمان والبحرين وفلسطين والأردن والمناطق الكردية في العراق في عام 1933. صور طائرات جاثمة في محطة طائرات الشارقة، وجانب الاستراحة، وبعض الصور الجوية لساحل رأس الخيمة، وصور لأهرامات مصر. وهي تختزل كتباً عن تلك المرحلة، فهي تسجل ذاكرة بشر كانوا يكافحون من أجل حياة أفضل، وتعرض لنا جوانب من الحياة بأبعادها الاجتماعية والعسكرية والاقتصادية، ومن هنا، فهي تمثل قيمة كبيرة لأنها توثق حقبة تاريخية مرت عليها فترة زمنية طويلة تغيرت خلالها الكثير من الملامح والمعالم، ونستطيع الآن أن نرى هذا التاريخ القديم رؤية العين من خلال صور المعرض الذي يمثل أحد أشكال دمج الفن بالثقافة بين الشرق والغرب.
الصور تظهر الكثير: طبيعة ملابس الناس، أشكال العمران في البيوت والقلاع وطبيعتها، معالم الصحراء برمالها، والجبال بأشجارها، والبحر بما فيه من كائنات وبمن فيه من صيادين و “مراكبية” وغواصين، العسكر بطائراتهم الشراعية وسياراتهم التي لا نراها سوى في الأفلام، بيوت من سعف النخيل، سفن ضخمة وعمال وأكياس ومخازن… وغيرها.
قصة الصور
وتبرز الصور أيضاً اهتمامات آلسوب الذي يبدو أنه كان ينغمس في المكان ويعرف ما يريد، فهو لا يكتفي بالبقاء على متن طائرته، بل ينزل إلى الشوارع ليلتقط نبضها وتفاصيل حياتها، يلتقط مشاهد معبرة عن عادات وتقاليد، فتفتح أبواب المخيلة على ذاكرة الزمن، وتحولات المكان، لترسم لنا صورة ما كان عليه حال الأسلاف، فنقرأ جزءا من تاريخ المنطقة وذكرياتها، عبر صورة غربية لكنها تبدو بريئة وليست ذات أهداف شريرة، رغم الوجود العسكري في الكثير منها، فهذا هو عالم المصور الذي كان يلتقط هذه الصور لتوثيق ذكرياته عن المنطقة خلال فترة وجوده بالشرق الأوسط، وليس أمراً فنياً بحتاً.
وعن قصة هذه الصور يقول الابن إنه ورثها عن أبيه، ولكنه أودعها في مخزن طيلة عشرين عاماً، ولم يطلع عليها ولم يعرف عن مضمونها شيئاً سوى أنها جزء من ذكريات أبيه عن الشرق الأوسط إلى أن جاء ابنه، أي حفيد الطيار، ليكشف عنها. وقد لعب رئيس مؤسسة السركال الثقافية أحمد بن عيسى السركال، ومدير الجمعية الإماراتية لهواة التصوير سعيد الشامسي، الدور الأساس في حيازتها لتعرض في دبي، وسوف تصدر في كتاب قريباً.
ويضيف: هذه المجموعة من الصور تعتبر أفضل اللقطات التي أخذها والدي الذي كان من هواة التصوير، وساعدته وظيفته التي كانت تمكنه من التنقل بين العديد من المناطق في العالم على أن يلتقط مئات الصور التي تؤرخ لمشاهداته في الأقطار المختلفة، والتي أصبحت اليوم ذات قيمة عظيمة لأنها تؤرخ لتطور الشعوب.
أما منظم المعرض سعيد الشامسي، مدير عام دار الهيثم للتصوير البصري، فيقول: دور الوسيط الذي قمنا به لإتمام الاتفاقية بين مؤسسة السركال الثقافية وابن المصور لاستغلال الصور في المعرض سوف يمتد لبحث إمكانية عمل كتاب يضم هذه الصور النادرة والغنية جدا بالأحداث والمعالم، ليس فقط لمنطقة الخليج ولكن للعديد من الدول العربية.
الرابط : http://www.alittihad.ae/details.php?id=89227&y=2010
earchiving 