>
تقديم
سفيان محمد بوحرات/ أخصائي إدارة الأرشفة و التوثيق ببلدية دبي
ملخص
تعتبر بلدية دبي من أكبر مؤسسات مدينة دبي من حيث حجم العمالة التي تستخدمها، وحجم الخدمات التي تقدمها، والمشاريع والأعمال التي تقوم بها. لهذا تعد بلدية دبي المؤسسة أو القوة الرئيسية المحركة لعملية نمو مدينة دبي وتطورها. و تقدم البلدية خدمات متنوعة و عددا من المعملات اليومية مع الجمهور و الدوائر الحكومية و الشركات الخاصة مما ينتج عن ذلك كميات كبيرة جدا من الوثائق يوميا. و حيث أن هذه المجموعات من الوثائق الورقية و الإلكترونية تحمل رصيدا ثمينا من المعلومات الحيوية بالنسبة للدائرة و للمتعاملين معها فإن البلدية تولي الوثائق الأهمية القصوى و تعنى بها في تخطيطها الاستراتيجي المؤسسي حيث تضعها ضمن الأهداف الاستراتيجية.
و لأن مشاريع الأرشفة الإلكترونية تتطلب دراسات و تخطيطا محكما و تنسيقا للجهود فإن البلدية تبني نظامها في هذا المجال على المرتكزات التالية :
أولا : الاستراتيجية
توجه بلدية دبي نحو الأرشفة الإلكترونية، و يحقق ذلك متطلبات مشروع الحكومة الإلكترونية حيث تتم عمليات إدارة مشاريع الأرشفة الإلكترونية لصالح أغراض الحكومة الإلكترونية و بالتنسيق مع الجهات القائمة عليها من أجل العمل علىتحويل العمليات اليدوية إلى أنظمة إلكترونية و من ثم أتمتة نشأة الوثائق و جعلها تنتج إلكترونية داخل الأنظمة. كما يتم العمل في لإطار مشاريع متكاملة، على إنشاء قاعدة بيانات مركزية للأرشيف الإلكتروني و تحويل جميع وثائق البلدية إلى النظير إلكتروني.
ثانيا : السياسات الخاصة بالأرشفة الإلكترونية
من أجل ضمان الوصول إلى تحقيق الأهداف استراتيجية في التحول الإلكتروني ضمن برنامج إنشاء، توزيع و استعمال الوثائق الإلكترونية تحدد سياسة الأرشفة الإلكترونية الوثائق التي يتم إدراجها ضمن النظام الإلكتروني كما تحدد المسؤوليات و الصلاحيات و مستويات و آليات حماية الوثائق الإلكترونية و توزيع الأدوار على الأطراف المعنية. من جهة أخرى تبين المبادئ المعتمدة لحفظ المحتويات الإلكترونية في المدى الطويل و المحافظة على سلامة الوثائق و المحتويات مع استمرار إمكانية الإطلاع عليها و آليات التحديث و الانتقال عبر الأوعية و البرامج المتغيرة.
ثالثا :أدوات العمل لإدارة الوثائق الإلكترونية و الأرشيف.
في البداية كانت الأرشفة الإلكترونية عبارة عن مشاريع للتصوير لضوئي للوثائق المرجعية في الدائرة ضمن نظام الأرشفة الإلكترونية Docuwareثم تطورت شيئا فشيئا حتى أصبحت حاليا تطبق في إطار منظومة متكاملة تسمى بالنظام الشامل لإدارة الوثائق الإلكترونية و الذي يتكون من العناصر التالية :
تسجيل و تصنيف الوثائق
الميتاداتا و فهرسة الوثائق الإلكترونية حسب Dublin Core Initiative
خطط الحفظ و الإتلاف
المكنز الوظائفي
رابعا : الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في بلدية دبي
لقد طورت البلدية عددا من الأنظمة الإلكترونية الخاصة بإدارة و تخزين و توزيع الوثائق الإلكترونية و البيانات الخاصة بها و تغطي هذه الأنظمة جميع مراحل مسار الوثيقة منذ نشأتها، مثل نظام التراسل الإلكتروني و نظام الفاكس الإلكتروني المركزي و نظام متابعة الملفات و نظام التشريعات و نظام إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS.
خامسا : الموارد البشرية :
تعتبر بلدية دبي العنصر البشري من أهم المقومات حيث أن جودة المخرجات و استمرارية العمل و مواكبة التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات حيث ترى البلدية أن الأرشفة الإلكترونية لا تعتمد فقط على الجوانب المذكورة آنفا بل إن الموظف المؤهل بصفة جيدة و شاملة و منتظمة هو المحور الفعال في الوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة من التحول الإلكتروني.
هذه هي المحاور التي سيتم تفصيلها في المداخلة و التي ستبرز كيف تم بناء أدوات العمل الخاصة بالوثائق الإلكترونية و تبين أوجه التكامل بين الأنظمة الإلكترونية و كيفية إدارة مشاريع الأرشفة الإلكترونية في بلدية دبي و ما هي الإنجازات في هذا المجال.
earchiving 